DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang :
a. bahwa upaya untuk mewujudkan kesejahteraan umum dan kemakmuran rakyat yang
bersendikan keadilan sosial bagi seluruh rakyat Indonesia, merupakan bagian integral cita-cita
kemerdekaan dalam wadah Negara Kesatuan Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila
dan Undang-Undang Dasar 1945;
b. bahwa usaha untuk menjamin penyelenggaraan perusahaan secara efektif dan efisien
merupakan salah satu dasar kebijaksanaan Pembangunan Nasional di bidang ekonomi, yang
sangat berpengaruh terhadap kemampuan dunia usaha untuk mempergunakan peluang dan
berkiprah secara sehat dalam dunia internasional yang penuh persaingan sehingga dapat
memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi kesejahteraan rakyat.
c. bahwa salah satu faktor yang mengurangi efektivitas dan efisiensi perusahaan adalah ketentuan
yang mewajibkan penyimpanan buku, catatan, dan neraca selama 30 (tiga puluh) tahun dan
penyimpanan surat, surat kawat beserta tembusannya selama 10 (sepuluh) tahun sebagaimana
diatur antara lain dalam Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van
Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23), sudah tidak sesuai lagi dengan
perkembangan dan kebutuhan hukum masyarakat khususnya di bidang ekonomi dan
perdagangan;
d. bahwa ketentuan yang mewajibkan penyimpanan dokumen sebagaimana tersebut dalam huruf c
dan ketentuan-ketentuan dalam peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan tata cara
penyimpanan, pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip yang selama ini berlaku,
menimbulkan beban ekonomis dan administratif yang memberatkan perusahaan;
e. bahwa pembuatan dan penyimpanan dokumen, tetap diperlukan untuk menjamin kepastian
hukum dan melindungi kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum, karena itu
kewajiban membuat dan menyimpan dokumen harus tetap dijalankan dengan mengupayakan
tidak menimbulkan beban ekonomis dan administratif yang memberatkan, untuk itu perlu
diadakan pembaharuan mengenai media yang memuat dokumen dan pengurangan jangka waktu
penyimpanannya;
f. bahwa kemajuan teknologi telah memungkinkan catatan dan dokumen yang dibuat di atas
kertas dialihkan ke dalam media elektronik atau dibuat secara langsung dalam media elektronik;
g. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, b, c, d, e, dan f
dipandang perlu membentuk Undang-undang tentang Dokumen Perusahaan.
Mengingat :
Pasal 5 ayat (1) dan Pasal 20 ayat (1) Undang-Undang Dasar 1945;
Dengan Persetujuan
DEWAN PERWAKILAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA
MEMUTUSKAN :
Menetapkan :
UNDANG-UNDANG TENTANG DOKUMEN PERUSAHAAN.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Undang-undang ini yang dimaksud dengan :
1. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus
menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan dan atau laba, baik yang diselenggarakan oleh
orang perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum,
yang didirikan dan berkedudukan dalam wilayah Negara Republik Indonesia.
2. Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima
oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau
sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca, atau
didengar.
3. Jadwal retensi adalah jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan yang disusun dalam
suatu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
pemusnahan dokumen perusahaan.
Pasal 2
Dokumen perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen lainnya.
Pasal 3
Dokumen keuangan terdiri dari catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan,
yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan.
Pasal 4
Dokumen lainnya terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang mempunyai nilai guna
bagi perusahaan meskipun tidak terkait langsung dengan dokumen keuangan.
Pasal 5
Catatan terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau
setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan
dengan kegiatan usaha suatu perusahaan.
Pasal 6
Bukti pembukuan terdiri dari warkat-warkat yang digunakan sebagai dasar pembukuan yang
mempengaruhi perubahan kekayaan, utang, dan modal.
Pasal 7
(1) Data pendukung administrasi keuangan merupakan data administratif yang berkaitan dengan
keuangan untuk digunakan sebagai pendukung penyusunan dan pembuatan dokumen
keuangan.
(2) Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) terdiri dari :
a. data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan; dan
b. data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan.
BAB II
PEMBUATAN CATATAN DAN PENYIMPANAN DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 8
(1) Setiap perusahaan wajib membuat catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
(2) Catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib dibuat dengan menggunakan huruf Latin,
angka Arab, satuan mata uang Rupiah, dan disusun dalam bahasa Indonesia.
(3) Dalam hal ada izin dari Menteri Keuangan, catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dapat
disusun dalam bahasa asing.
Pasal 9
(1) Catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, atau tulisan lain yang
menggambarkan neraca dan laba rugi, wajib ditandatangani oleh pimpinan perusahaan atau
pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan.
(2) Dalam hal peraturan perundang-undangan yang berkaitan langsung dengan kegiatan perusahaan
di bidang tertentu tidak menentukan lain, maka catatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)
wajib dibuat paling lambat 6 (enam) bulan terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang
bersangkutan.
Pasal 10
(1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9, wajib dibuat di atas kertas.
(2) Catatan yang berbentuk rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi
keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan
usaha suatu perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, dibuat di atas kertas atau
dalam sarana lainnya.
Pasal 11
(1) Catatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5, bukti pembukuan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 6, dan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 7 ayat (2) huruf a, wajib disimpan selama 10 (sepuluh) tahun terhitung sejak akhir tahun
buku perusahaan yang bersangkutan.
(2) Data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2) huruf b,
jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
(3) Dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, jangka waktu penyimpanannya
ditetapkan berdasarkan nilai guna dokumen tersebut.
(4) Jangka waktu sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dan ayat (3), disusun oleh perusahaan
yang bersangkutan dalam suatu jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan
perusahaan.
(5) Kewajiban penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) tidak
menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan sebagai alat bukti sesuai dengan kebutuhan
sebagaimana ditentukan dalam ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur
dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, atau untuk kepentingan hukum lainnya.
BAB III
PENGALIHAN BENTUK DOKUMEN PERUSAHAAN DAN LEGALISASI
Pasal 12
(1) Dokumen perusahaan dapat dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
(2) Pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana
dimaksud dalam ayat (1) dapat dilakukan sejak dokumen tersebut dibuat atau diterima oleh
perusahaan yang bersangkutan.
(3) Dalam mengalihkan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), pimpinan
perusahaan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu tetap
disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan perusahaan atau kepentingan
nasional.
(4) Dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya adalah
naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan
hukum tertentu, pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut.
Pasal 13
Setiap pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) wajib
dilegalisasi.
Pasal 14
(1) Legalisasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13 dilakukan oleh pimpinan perusahaan atau
pejabat yang ditunjuk di lingkungan perusahaan yang bersangkutan, dengan dibuatkan berita
acara.
(2) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sekurang-kurangnya memuat :
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya legalisasi;
b. keterangan bahwa pengalihan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas
ke dalam mikrofilm atau media lainnya telah dilakukan sesuai dengan aslinya; dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang bersangkutan.
Pasal 15
(1) Dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau media lainnya sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah.
(2) Apabila dianggap perlu dalam hal tertentu dan untuk keperluan tertentu dapat dilakukan
legalisasi terhadap hasil cetak dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam mikrofilm atau
media lainnya.
Pasal 16
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau
media lainnya dan legalisasi diatur dengan Peraturan Pemerintah.
BAB IV
PEMINDAHAN, PENYERAHAN, DAN PEMUSNAHAN
DOKUMEN PERUSAHAAN
Pasal 17
Pemindahan dokumen perusahaan dari unit pengolahan ke unit kearsipan di lingkungan perusahaan
tersebut dilakukan berdasarkan keputusan pimpinan yang pelaksanaannya disesuaikan dengan
kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
Pasal 18
(1) Dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional wajib
diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia berdasarkan keputusan pimpinan
perusahaan.
(2) Penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksanakan dengan pembuatan berita
acara yang sekurang-kurangnya memuat :
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya penyerahan;
b. keterangan tentang pelaksanaan penyerahan; dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang menyerahkan dan pejabat yang menerima
penyerahan.
(3) Pada berita acara penyerahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) dilampirkan daftar
pertelaan dokumen yang akan diserahkan.
Pasal 19
(1) Pemusnahan catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan
perusahaan.
(2) Pemusnahan data pendukung administrasi keuangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11
ayat (2) dan dokumen lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (3) dilaksanakan
berdasarkan jadwal retensi.
(3) Pimpinan perusahaan yang bertanggung jawab atas pemusnahan dokumen perusahaan atau
pejabat lain yang ditunjuk, bertanggung jawab atas segala kerugian perusahaan dan atau pihak
ketiga dalam hal :
a. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan sebelum habis jangka waktu wajib simpan
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1); atau
b. pemusnahan dokumen perusahaan dilakukan, sedangkan diketahui atau patut diketahui
bahwa dokumen perusahaan tersebut masih tetap harus disimpan, karena mempunyai
nilai guna baik yang berkaitan dengan kekayaan, hak, dan kewajiban perusahaan
maupun kepentingan lainnya.
Pasal 20
Pemusnahan dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya, dapat
segera dilakukan kecuali ditentukan lain oleh pimpinan perusahaan, berdasarkan ketentuan Pasal 12
ayat (3) dan ayat (4).
Pasal 21
(1) Pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 dan Pasal 20, dilaksanakan dengan
pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat :
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya pemusnahan;
b. keterangan tentang pelaksanaan pemusnahan; dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang melaksanakan pemusnahan.
(2) Pada berita acara pemusnahan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilampirkan daftar
pertelaan dokumen yang akan dimusnahkan.
Pasal 22
Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan diatur
dengan Peraturan Pemerintah.
BAB V
KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 23
Buku, surat, catatan, dan neraca yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum
Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) wajib disimpan selama 30 (tiga
puluh) tahun, dan pada saat berlakunya Undang-undang ini telah disimpan selama 10 (sepuluh) tahun
atau lebih, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.
Pasal 24
Salinan surat dan telegram yang berdasarkan ketentuan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang
(Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) wajib disimpan selama 10 (sepuluh)
tahun, dan pada saat berlakunya Undang-undang ini masa simpannya belum mencapai 10 (sepuluh)
tahun, pemusnahannya dilakukan berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.
Pasal 25
Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan pertimbangan kepada Ketua Badan
Pemeriksa Keuangan, dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya
Undang-undang ini pertimbangan tersebut belum diberikan, pemusnahannya dilakukan berdasarkan
ketentuan dalam Undang-undang ini.
Pasal 26
Dokumen perusahaan yang pemusnahannya telah dimintakan persetujuan kepada Kepala Arsip Nasional
Republik Indonesia, dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya
Undang-undang ini persetujuan tersebut belum diberikan, pemusnahannya dilakukan berdasarkan
ketentuan dalam Undang-undang ini.
Pasal 27
Dokumen perusahaan yang jadwal retensinya sedang dimintakan persetujuan kepada Kepala Arsip
Nasional Republik Indonesia, dan dalam waktu 1 (satu) tahun terhitung sejak tanggal mulai berlakunya
Undang-undang ini persetujuan tersebut belum diberikan, jadwal retensi dan pemusnahannya ditetapkan
berdasarkan ketentuan dalam Undang-undang ini.
BAB VI
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 28
Ketentuan dalam Undang-undang ini berlaku juga terhadap :
1. kantor perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan Indonesia atau yang disamakan dengan itu,
yang mempunyai kegiatan usaha di luar wilayah Negara Republik Indonesia, dengan tetap
memperhatikan ketentuan yang berlaku di negara setempat;
2. kantor perwakilan, kantor cabang, agen perusahaan asing atau yang disamakan dengan itu,
yang mempunyai kegiatan usaha di wilayah Negara Republik Indonesia; dan
3. badan atau lembaga yang tidak termasuk dalam pengertian perusahaan sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 1 angka 1, yang dalam kegiatan dan atau tugasnya memiliki dan menghasilkan
dokumen sebagaimana layaknya perusahaan.
Pasal 29
Semua ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab
Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) tetap
berlaku sepanjang belum diganti atau tidak bertentangan dengan Undang-undang ini.
Pasal 30
Pada saat Undang-undang ini mulai berlaku :
1. Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie,
Staatsblad 1847 : 23); dan
2. semua peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan dokumen perusahaan dan
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan penyimpanan, pemindahan,
penyerahan, dan pemusnahan arsip yang bertentangan dengan Undang-undang ini,
dinyatakan tidak berlaku lagi.
Pasal 31
Undang-undang ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Undang-undang ini dengan
penempatannya dalam Lembaran Negara Republik Indonesia.
Disahkan di Jakarta
pada tanggal 24 Maret 1997
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA
ttd
SOEHARTO
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 24 Maret 1997
MENTERI NEGARA SEKRETARIS NEGARA
REPUBLIK INDONESIA
ttd
M O E R D I O N O
LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 1997 NOMOR 18
==========================================================================
PENJELASAN
ATAS
UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 8 TAHUN 1997
TENTANG
DOKUMEN PERUSAHAAN
UMUM
Garis-garis Besar Haluan Negara menetapkan bahwa pembangunan hukum sebagai upaya untuk
menegakkan keadilan, kebenaran dan ketertiban dalam negara hukum Indonesia yang berdasarkan
Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945, diarahkan untuk meningkatkan kesadaran hukum, menjamin
penegakan, pelayanan dan kepastian hukum, serta mewujudkan tata hukum nasional yang mengabdi
pada kepentingan nasional.
Pengaruh globalisasi ekonomi dan informasi yang demikian luas karena perkembangan perekonomian
dan perdagangan baik nasional maupun internasional yang bergerak cepat mengakibatkan meningkatnya
penggunaan dokumen, sehingga mengharuskan dunia usaha memanfaatkan kemajuan teknologi untuk
meningkatkan kemampuannya secara efektif dan efisien khususnya dalam pengelolaan dokumen
perusahaan.
Guna mencapai tujuan tersebut, pembentukan peraturan mengenai dokumen perusahaan yang
merupakan bagian dari pembangunan hukum di bidang ekonomi perlu segera disusun, dalam upaya
memacu laju pertumbuhan perusahaan melalui pengelolaan dokumen perusahaan yang efektif dan
efisien.
Ketentuan sebagaimana tercantum dalam Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van
Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23) yang mewajibkan setiap orang yang menjalankan
perusahaan menyelenggarakan pencatatan tentang hal-hal yang berkaitan dengan perusahaan dan
menyimpan dokumen tersebut antara 10 (sepuluh) sampai dengan 30 (tiga puluh) tahun, sudah tidak
sesuai lagi dengan perkembangan dan kebutuhan hukum masyarakat khususnya di bidang ekonomi dan
perdagangan dewasa ini.
Selain ketentuan wajib menyimpan dokumen sebagaimana diatur dalam Pasal 6 Kitab Undang-undang
Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 :23), juga ketentuan
Undang-undang dan peraturan perundang-undangan lainnya yang berkaitan dengan tata cara
penyimpanan, pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip menimbulkan beban yang berat bagi
perusahaan karena pelaksanaannya memerlukan ruangan yang luas, tenaga, waktu, perawatan, dan
biaya yang besar.
Catatan yang berupa neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian,
dan bukti pembukuan serta data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bagian dari bukti
pembukuan atau tulisan lain yang menggambarkan neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan,
rekening, dan jurnal transaksi harian dikurangi masa penyimpanannya dari 30 (tiga puluh) tahun menjadi
10 (sepuluh) tahun. Sedangkan data pendukung administrasi keuangan yang tidak merupakan bagian
dari bukti pembukuan, dan dokumen lainnya, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan nilai
guna dokumen yang disusun dalam jadwal retensi yang ditetapkan dengan keputusan pimpinan
perusahaan.
Sejalan dengan upaya mengurangi jangka waktu penyimpanan, penerapan teknologi maju di bidang
informatika telah memungkinkan dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas atau sarana lainnya
dapat dialihkan untuk disimpan dalam mikrofilm atau media lainnya. Pemakaian mikrofilm atau media
lain tersebut dapat dipastikan semakin banyak digunakan dalam kegiatan ekonomi dan perdagangan
karena lebih ekonomis. Untuk menjamin kepastian hukum, maka dokumen perusahaan yang disimpan
dalam mikrofilm dan media lain, merupakan salah satu alat bukti yang sah.
Untuk menyederhanakan tata cara penyimpanan, pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan dokumen
perusahaan, yang penting artinya bagi efisiensi kegiatan perusahaan seperti diuraikan di atas,
Undang-undang ini memberikan wewenang kepada perusahaan untuk melaksanakan penyimpanan,
pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan dokumen tersebut berdasarkan jadwal retensi baik menurut
Undang-undang ini maupun yang ditetapkan oleh pimpinan perusahaan.
Dengan diberlakukannya ketentuan yang mengatur dokumen perusahaan, maka pembuatan,
penyimpanan, pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan dokumen perusahaan dapat dilakukan
dengan sederhana, efektif, dan efisien dengan tidak mengurangi kepastian hukum dan tetap melindungi
kepentingan para pihak dalam suatu hubungan hukum.
Ketentuan mengenai pelaksanaan penyimpanan, pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan dokumen
yang diatur dengan Undang-undang ini tidak dimaksudkan menghilangkan fungsi dokumen bersangkutan
sebagai alat bukti atau kepentingan hukum lainnya. Oleh karena itu Undang-undang dan ketentuan
peraturan perundang-undangan lainnya yang berkaitan dengan pelaksanaan Pasal 6 Kitab
Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor Indonesie, Staatsblad 1847 : 23),
misalnya Pasal 396, Pasal 397, Pasal 398, dan Pasal 399 Kitab Undang-undang Hukum Pidana tetap
berlaku sepanjang belum diganti atau tidak bertentangan dengan Undang-undang ini.
PASAL DEMI PASAL
Pasal 1
Cukup jelas
Pasal 2
Cukup jelas
Pasal 3
Cukup jelas
Pasal 4
Yang termasuk "dokumen lainnya" misalnya Risalah Rapat Umum Pemegang Saham, Akta
Pendirian Perusahaan, akta otentik lainnya yang masih mengandung kepentingan hukum
tertentu, Nomor Pokok Wajib Pajak.
Pasal 5
Yang dimaksud dengan :
- "neraca tahunan" adalah salah satu bentuk catatan yang menggambarkan posisi
kekayaan, utang, dan modal pada akhir tahun buku yang merupakan
pertanggungjawaban keuangan.
- "rekening" adalah salah satu bentuk catatan yang dibuat perusahaan untuk menampung
transaksi yang sejenis yang digunakan sebagai dasar penyusunan laporan keuangan,
dan dapat juga disebut buku besar atau perkiraan.
- "jurnal transaksi harian" adalah salah satu bentuk catatan yang menggambarkan
adanya transaksi yang dapat berupa buku harian atau catatan harian atau tulisan
lainnya.
- "tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang
berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan" adalah tulisan yang
menggambarkan neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, dan jurnal
transaksi harian.
Pasal 6
Yang dimaksud dengan :
- "warkat" adalah dokumen tertulis yang bentuk dan penggunaannya ditetapkan menurut
aturan tertentu dan merupakan bukti transaksi, misalnya cek, bilyet giro, surat perintah
membayar, wesel, nota debet, dan nota kredit.
- "perubahan kekayaan, utang, dan modal" adalah bertambah dan atau berkurangnya
jumlah dan susunan kekayaan, utang, dan modal.
Pasal 7
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Yang termasuk :
a. "data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan", misalnya
surat perintah kerja, surat kontrak atau surat perjanjian.
b. "data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan",
misalnya rekening antar kantor, rekening harian, atau rekening mingguan.
Pasal 8
Ayat (1)
Penggunaan kata "wajib"dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan
adanya kewajiban perusahaan membuat catatan, agar setiap saat dapat diketahui
keadaan kekayaan, utang, modal, hak dan kewajiban perusahaan, untuk melindungi
baik kepentingan perusahaan, kepentingan Pemerintah maupun kepentingan pihak
ketiga.
Kewajiban tersebut bersifat keperdataan, sehingga risiko yang timbul karena tidak
dilaksanakannya kewajiban tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang
bersangkutan.
Yang dimaksud dengan "sesuai dengan kebutuhan perusahaan" adalah bahwa
walaupun setiap perusahaan diwajibkan membuat catatan, tetapi mengenai bentuk dan
kedalaman isi catatan yang dibuat, dilakukan sesuai dengan sifat perusahaan.
Ayat (2)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan
bahwa catatan tersebut dibuat sesuai dengan ketentuan dalam ayat ini, misalnya harus
menggunakan huruf Latin dan disusun dalam bahasa Indonesia. Dengan demikian
apabila catatan tidak dibuat dengan menggunakan huruf Latin dan tidak disusun dalam
bahasa Indonesia, maka secara hukum, perusahaan tersebut dianggap belum membuat
catatan, dan kelalaian tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang
bersangkutan.
Ayat (3)
Pada dasarnya catatan harus disusun dalam bahasa Indonesia, kecuali baik karena
sifat perusahaan maupun untuk kepentingan tertentu sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan di bidang perpajakan, dengan izin Menteri Keuangan
catatan dapat disusun dalam bahasa asing.
Pasal 9
Ayat (1)
- Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan
penekanan bahwa apabila neraca tahunan atau perhitungan laba rugi tahunan
belum ditandatangani oleh pimpinan atau pejabat yang ditunjuk, secara hukum
perusahaan dianggap belum membuat neraca tahunan atau perhitungan laba
rugi tahunan.
- Yang dimaksud dengan "pimpinan perusahaan" adalah seseorang yang
berdasarkan Anggaran Dasar memimpin perusahaan yang bersangkutan dan
mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar pengadilan.
- Yang dimaksud dengan "pejabat yang ditunjuk" adalah seseorang yang diberi
kewenangan oleh pimpinan perusahaan untuk mengelola dokumen perusahaan.
Ayat (2)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan
bahwa pembuatan catatan tidak boleh melebihi waktu 6 (enam) bulan terhitung sejak
akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan. Kelalaian melakukan kewajiban
tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan yang bersangkutan.
Pasal 10
Ayat (1)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan
bahwa apabila catatan yang berbentuk neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan,
atau tulisan lain yang menggambarkan neraca laba rugi, tidak dibuat di atas kertas,
perusahaan dianggap belum membuat catatan.
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan "sarana lainnya" adalah alat bantu untuk memproses
pembuatan dokumen perusahaan yang sejak semula tidak dibuat di atas kertas,
misalnya menggunakan pita magnetik atau disket.
Pasal 11
Ayat (1)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan
mengenai hal yang harus dilakukan perusahaan, yakni menyimpan dokumen
sebagaimana dimaksud dalam ayat ini selama 10 (sepuluh) tahun. Dengan demikian
apabila sebelum jangka waktu 10 (sepuluh) tahun dokumen yang bersangkutan
dimusnahkan, maka risiko karena pemusnahan tersebut menjadi tanggung jawab
perusahaan yang bersangkutan.
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Yang dimaksud dengan "nilai guna dokumen" adalah nilai dokumen perusahaan yang
didasarkan pada kegunaan dokumen dalam menunjang pelaksanaan kegiatan usaha
perusahaan.
Berdasarkan nilai guna dokumen yang bersangkutan, maka jangka waktu
penyimpanannya dapat ditetapkan kurang dari 10 (sepuluh) tahun atau lebih dari
10 (sepuluh) tahun.
Ayat (4)
Cukup jelas
Ayat (5)
Sekalipun suatu dokumen telah melewati masa wajib simpan, tetapi dokumen tersebut
tetap dapat dipergunakan sebagai alat bukti sesuai dengan ketentuan mengenai
daluwarsa suatu tuntutan.
Pasal 12
Ayat (1)
Yang dimaksud dengan :
- "mikrofilm" adalah film yang memuat rekaman bahan tertulis, tercetak, dan
tergambar dalam ukuran yang sangat kecil.
- "media lainnya" adalah alat penyimpan informasi yang bukan kertas dan
mempunyai tingkat pengamanan yang dapat menjamin keaslian dokumen yang
dialihkan atau ditransformasikan, misalnya Compact Disk-Read Only Memory
(CD-ROM), dan Write-Once-Read-Many (WORM).
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Suatu dokumen perusahaan mempunyai makna "kepentingan nasional" apabila
dokumen perusahaan tersebut memiliki nilai historis yang digunakan dalam rangka
kegiatan pemerintahan dan pembangunan serta kehidupan kebangsaan, misalnya
rekening atau bukti iuran untuk pembangunan Monumen Nasional, Mesjid Istiqlal.
Selanjutnya yang menentukan suatu dokumen mempunyai makna kepentingan nasional
adalah pimpinan perusahaan.
Ayat (4)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan
bahwa pimpinan perusahaan tetap harus menyimpan naskah asli, apabila dokumen
tersebut masih mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan atau mengandung
kepentingan hukum tertentu. Kelalaian dalam melaksanakan kewajiban tersebut,
pimpinan perusahaan bertanggung jawab sesuai dengan peraturan perundang-undangan
yang berlaku.
Yang dimaksud dengan "masih mengandung kepentingan hukum tertentu" adalah
apabila naskah asli tersebut masih mengandung hak dan atau kewajiban yang masih
harus dipenuhi oleh pihak yang berkepentingan.
Pasal 13
Penggunaan kata "wajib" dalam Pasal ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan bahwa
setiap pengalihan dokumen perusahaan harus dilegalisasi. Apabila pengalihan dokumen
perusahaan tidak dilegalisasi, maka dokumen perusahaan hasil pengalihan tersebut secara
hukum tidak dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah.
Yang dimaksud dengan "legalisasi" adalah tindakan pengesahan isi dokumen perusahaan yang
dialihkan atau ditransformasikan ke dalam mikrofilm atau media lain yang menerangkan atau
menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalam mikrofilm atau media
lain tersebut sesuai dengan naskah aslinya.
Pasal 14
Ayat (1)
Berita acara dibuat pada saat terjadi pengalihan dokumen ke dalam mikrofilm atau
media lainnya.
Ayat (2)
Pada berita acara pengalihan dilampirkan daftar pertelaan atas dokumen perusahaan
yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
Pasal 15
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Yang dimaksud dengan "dianggap perlu", "dalam hal tertentu" dan "untuk keperluan
tertentu" misalnya untuk keperluan memenuhi permintaan polisi, jaksa, atau hakim
dalam pemeriksaan perkara.
Legalisasi dilakukan dengan cara pembubuhan tanda tangan pada hasil cetak dokumen
tersebut dan pernyataan bahwa hasil cetak sesuai dengan aslinya.
Pasal 16
Cukup jelas
Pasal 17
Penentuan tata cara pemindahan dokumen perusahaan diserahkan kepada pimpinan
perusahaan, karena yang mengetahui kebutuhan perusahaan adalah pimpinan perusahaan yang
bersangkutan. Dalam tata cara tersebut dapat pula ditentukan bahwa pemindahan dokumen
disertai dengan daftar pertelaan dan pembuatan berita acara yang sekurang-kurangnya memuat :
a. keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan tahun dilakukannya pemindahan;
b. keterangan tentang pelaksanaan pemindahan; dan
c. tanda tangan dan nama jelas pejabat yang memindahkan dan pejabat yang menerima
pemindahan.
Yang dimaksud dengan :
- "unit pengolahan" adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
mengolah semua dokumen yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan.
- "unit kearsipan" adalah satuan kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
mengelola dokumen perusahaan yang sudah diselesaikan oleh unit pengolahan untuk
disimpan dan dipelihara.
Pasal 18
Ayat (1)
Penggunaan kata "wajib" dalam ayat ini dimaksudkan untuk memberikan penekanan
adanya kewajiban untuk menyerahkan dokumen perusahaan tertentu yang mempunyai
nilai guna bagi kepentingan nasional kepada Arsip Nasional Republik Indonesia. Apabila
ketentuan tersebut tidak dilaksanakan, maka terkena ketentuan Undang-undang
Nomor 7 Tahun 19971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan.
Ayat (2)
Cukup jelas
Ayat (3)
Yang dimaksud dengan "daftar pertelaan" adalah daftar yang memuat keterangan antara
lain mengenai jenis, jumlah, dan jangka waktu penyimpanan dokumen yang
bersangkutan.
Pasal 19
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Dalam penyusunan jadwal retensi dokumen yang akan dimusnahkan, perlu
dipertimbangkan dokumen yang karena sifatnya tetap disimpan dan dipelihara.
Ayat (3)
Cukup jelas
Pasal 20
Pimpinan perusahaan dapat menetapkan suatu dokumen perusahaan yang dibuat di atas kertas
tetap disimpan walaupun telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya.
Pasal 21
Ayat (1)
Cukup jelas
Ayat (2)
Cukup jelas
Pasal 22
Cukup jelas
Pasal 23
Cukup jelas
Pasal 24
Cukup jelas
Pasal 25
Cukup jelas
Pasal 26
Cukup jelas
Pasal 27
Cukup jelas
Pasal 28
Angka 1
Cukup jelas
Angka 2
Cukup jelas
Angka 3
Lembaga dalam hal ini meliputi baik Lembaga/Instansi Pemerintah (misalnya Bank
Indonesia dan Badan Urusan Logistik) maupun Lembaga Swasta (misalnya Yayasan).
Apabila suatu Lembaga/Instansi Pemerintah selain tugas pokoknya dalam menjalankan
fungsi pemerintahan melakukan pula kegiatan usaha, maka khusus terhadap kegiatan
usaha tersebut berlaku ketentuan Undang-undang ini, sedangkan untuk kegiatan dalam
rangka menjalankan fungsi pemerintahan, tetap berlaku ketentuan peraturan
perundang-undangan di bidang administrasi pemerintahan.
Pasal 29
Yang dimaksud dengan "ketentuan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan
pelaksanaan Pasal 6 Kitab Undang-undang Hukum Dagang (Wetboek van Koophandel voor
Indonesie, Staatsblad 1847 :23)", misalnya Pasal 396 butir 3, Pasal 397 butir 4, Pasal 398 butir
3, Pasal 399 butir 4 Kitab Undang-undang Hukum Pidana.
Pasal 30
Angka 1
Cukup jelas
Angka 2
Cukup jelas
Pasal 31
Cukup jelas
TAMBAHAN LEMBARAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3674
This entry was posted
on Tuesday, March 31st, 2009 at 3:22 pm and is filed under Peraturan, _Undang - Undang.
You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed.
You can leave a response, or trackback from your own site.
Email This Post